Wdrożenie systemu ERP w małej firmie to zazwyczaj koszt od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy złotych, w zależności od liczby użytkowników, zakresu modułów oraz stopnia dostosowania oprogramowania do procesów firmy. Ostateczna cena zależy od modelu licencjonowania (chmura vs. licencja stała), liczby integracji z innymi systemami oraz czasu potrzebnego na wdrożenie i szkolenia pracowników.
Od czego zależy cena wdrożenia ERP?
- Liczba użytkowników – większość systemów rozliczana jest w modelu per stanowisko lub per użytkownik miesięcznie.
- Zakres funkcjonalny – podstawowe moduły księgowo-magazynowe kosztują mniej niż rozbudowane rozwiązania z produkcją czy CRM.
- Model wdrożenia – system chmurowy zwykle wiąże się z niższymi kosztami początkowymi, ale wyższymi opłatami cyklicznymi.
- Stopień personalizacji – dostosowanie systemu do specyficznych procesów firmy generuje dodatkowe godziny pracy konsultantów.
- Integracje – połączenie ERP z systemem sklepu internetowego, kasami fiskalnymi czy platformą kurierską zwiększa budżet projektu.
Etapy wdrożenia systemu ERP
- Analiza przedwdrożeniowa – określenie procesów firmy i wymagań funkcjonalnych.
- Wybór odpowiedniego systemu i dostawcy dopasowanego do skali działalności.
- Konfiguracja i personalizacja modułów zgodnie z ustaleniami.
- Migracja danych z dotychczas używanych programów i arkuszy.
- Szkolenia pracowników i testy systemu przed uruchomieniem produkcyjnym.
- Wsparcie powdrożeniowe i optymalizacja procesów w pierwszych miesiącach użytkowania.
Ukryte koszty, o których łatwo zapomnieć
- Koszty szkoleń dodatkowych grup pracowników po rotacji kadrowej.
- Opłaty za rozszerzenie liczby licencji w miarę wzrostu firmy.
- Koszt utrzymania integracji przy aktualizacjach innych systemów.
- Czas pracy własnego zespołu zaangażowanego we wdrożenie.
Ciekawostka
Termin ERP (Enterprise Resource Planning) powstał na początku lat 90. XX wieku, jednak korzenie tej koncepcji sięgają systemów MRP z lat 60., które służyły wyłącznie do planowania zapotrzebowania materiałowego w produkcji. Dopiero z czasem rozszerzono je o finanse, kadry i sprzedaż, tworząc dzisiejsze kompleksowe systemy ERP.
Najczęściej zadawane pytania
Czy małą firmę stać na system ERP?
Tak, na rynku dostępne są rozwiązania chmurowe rozliczane abonamentowo, które pozwalają rozłożyć koszt wdrożenia na miesięczne raty dopasowane do budżetu małej firmy.
Ile trwa wdrożenie ERP w małej firmie?
W zależności od zakresu projektu, wdrożenie podstawowej konfiguracji trwa zwykle od kilku tygodni do kilku miesięcy.
Czy da się wdrożyć ERP bez firmy zewnętrznej?
W przypadku prostych systemów chmurowych część konfiguracji można wykonać samodzielnie, jednak przy bardziej złożonych wdrożeniach warto skorzystać z doświadczonego wdrożeniowca.
Czy system ERP zwróci się finansowo?
Przy odpowiednio dobranym zakresie funkcjonalnym inwestycja zwykle zwraca się poprzez oszczędność czasu pracowników i ograniczenie błędów w dokumentacji oraz magazynie.